Te vaak gezien als een conflictueuze benadering of een eenvoudige cashflowoperatie, speelt minnelijke incasso juist een essentiële rol in uw klantrelaties. Zolang u maar een minnische, menselijke en gedifferentieerde aanpak hanteert in functie van de situatie van uw partners. Deskundig advies, getuigenissen en nuttige cases om u te helpen uw onbetaalde schulden te innen zonder uw zakelijke relaties in gevaar te brengen.
Appropriate communication, customised strategy: the keys to successful amicable Debt Collection
In een geglobaliseerde economie, waar commerciële relaties de basis vormen van groei, vormt incasso een grote uitdaging voor bedrijven. Voor leidinggevenden en financieel managers is het een belangrijke hefboom om de financiële stabiliteit en veerkracht van hun bedrijven te behouden in het licht van economische schokken en onzekerheden. Incasso is een delicaat kunst, een evenwicht tussen efficiëntie en diplomatie: hoe kunt u uw schulden effectief innen met behoud van commerciële relaties die soms over meerdere decennia zijn opgebouwd? Het antwoord ligt in een minnelijke, cultureel passende en strategisch doordachte aanpak.
Minnelijke incasso is meer dan alleen een eenvoudig verzoek tot betaling of een onderhandeling tussen twee partijen, het is een complex proces dat een diepgaand begrip van de omgeving van de schuldenaar vereist. Bedrijfsculturen, betalingsgedrag, juridische omgevingen, onderhandelingshefbomen: als het gaat om het innen van uw schulden in het buitenland, zijn culturele verschillen een van de belangrijkste obstakels voor een betrouwbaar en snel resultaat. Daar komen nog taalbarrières bij, die vaak een bron van misverstanden zijn, communicatiewijzen en verschillen in ethische normen die de kwaliteit van de uitwisselingen en de relatie met de schuldenaar kunnen ondermijnen: gedrag dat in de ene cultuur als gepast wordt beschouwd, kan in een andere cultuur verkeerd worden geïnterpreteerd. Al deze factoren hebben invloed op de manier waarop u debiteuren benadert en hebben invloed op de effectiviteit van uw incasso-inspanningen.
In Noord-Europa, zoals in Duitsland, is directe en feitelijke communicatie vaak effectiever omdat het wordt gezien als een teken van professionaliteit. In Azië, zoals in India, prevaleren persoonlijke relaties vaak boven contractuele aspecten: een meer indirecte en hoffelijke benadering heeft daarom de voorkeur om harmonie en respect in de relatie met de schuldenaar te bevorderen en de kans op het innen van een onbetaalde schuld te vergroten.
- Thierry Gasnier, Group Debt Collection Directeur.
Deze realiteit betekent dus dat incassostrategieën moeten worden gedifferentieerd op basis van de markten en het profiel van de debiteuren. Dit is een essentiële stap in het opbouwen van een vertrouwensrelatie en naleving met de koper. Dit optimaliseert niet alleen het invorderingspercentage van uw schulden, maar het maakt van dit lastige moment ook een kans om de klantrelaties te versterken en zo te voorkomen dat een eenvoudige betalingsachterstand een groot conflict wordt.
Bereid u voor op de incasso vanaf het begin van de commerciële relatie
Om uw vorderingen veilig te stellen, moet u al in de contractfase anticiperen op onbetaalde vorderingen: het gaat er vooral om de betalingstermijnen, de gevolgen van laattijdige betaling en de mogelijke oplossingen van meet af aan duidelijk te definiëren en mee te delen Deze preventieve maatregelen helpen bij het creëren van een kader van vertrouwen in de vroege stadia van de zakelijke relatie en geven u de middelen om schulden met succes in der minne te innen wanneer het geval zich voordoet.
Deze transparantie is van toepassing op alle stappen van het incassoproces. Dit betekent dat de klant regelmatig wordt geïnformeerd over de geplande mijlpalen, lopende ontwikkelingen en beschikbare opties. Deze proactieve communicatie helpt bij het onderhouden van een constructieve dialoog en het behouden van de zakelijke relatie, zelfs tijdens de moeilijke fasen van de incasso.
Transparant zijn betekent dat we vanaf het eerste moment openstaan voor een open discussie. Dit voorkomt misverstanden en laat de debiteur zien dat we van plan zijn om samen aan de zaak te werken om een oplossing te vinden die voor iedereen geschikt is. Debiteuren zijn veel meer bereid om mee te werken als ze het gevoel hebben dat ze eerlijk worden behandeld en niet alleen worden benaderd om hun schuld te vereffenen.
- Ayham Ghandour – Debiteurenmanager van Coface Midden-Oosten.
Geschillen: achter elke onbetaalde schuld, een verhaal om te ontcijferen
Meestal vormen geschillen de ultieme test voor minnelijke incasso. Maar voordat een handelsgeschil kan worden beslecht, is het eerst nodig om de werkelijke oorzaken van de onbetaalde schuld te begrijpen om passende en wederzijds aanvaardbare oplossingen te vinden.
"In de meeste gevallen is er een emotionele component in het geschil tussen de partijen, die de zaak vaak al hebben besproken en stevig verankerd blijven in hun posities. Achter commerciële geschillen gaan vaak tijdelijke cashflowproblemen schuil die de schuldenaar niet graag deelt met zijn partner. Het is daarom essentieel om een luisterhouding aan te nemen om de ware aard van het geschil te begrijpen. Zelfs in geval van een conflict leiden een respectvolle aanpak en actief luisteren over het algemeen tot een minnelijke regeling van de schuld." - Thierry Gasnier, Directeur Incasso van de Groep.
Dinesh Singh van de Indiase multinational Blue Star, die al enkele jaren klant is van de incassodiensten van Coface, benadrukt het delicate evenwicht dat moet worden bewaard tussen een sterke cashflow en een langdurige klantrelatie. Blue Star is een eeuwenoud bedrijf en handelt al meer dan een halve eeuw met een aantal van zijn partners!
Incasso is veel meer dan een simpele transactie, het vormt de kern van de relatie met uw zakenpartner. Transparantie en empathie spelen een sleutelrol in elke fase van het incassoproces.
- Dinesh Singh, Associate Vice President Finance van Blue Star.
Deze mentaliteit helpt enorm om escalatie van rechtszaken te voorkomen, wat de zakelijke relatie definitief in gevaar zou kunnen brengen.
Voorbeeld uit de praktijk
Een Saoedische klant van Coface, die betaling van een grote schuld eiste van zijn Amerikaanse debiteur, stuurde een e-mail die als ongepast en zelfs bedreigend werd beschouwd. Als reactie hierop weigerde een van de senior executives van het kopende bedrijf in de Verenigde Staten, die op de e-mail werd gekopieerd, de schuld te betalen. Teleurgesteld door deze reactie, vroeg de Saoedische klant Coface om onmiddellijk juridische stappen te ondernemen. Uiteindelijk adviseerden de lokale teams van Coface in de Verenigde Staten hem om nog een bericht te sturen, de toon aan te passen aan de lokale context en zich te concentreren op voorgestelde oplossingen. Als gevolg hiervan werd de schuld in slechts 48 uur door de schuldenaar vereffend!
Data en voorspellende analyses om te anticiperen op het risico van niet-betaling
De uitbreiding van het datagebruik, gecombineerd met de kracht van nieuwe technologieën, biedt nu geavanceerde tools om het commerciële beleid aan te passen en te anticiperen op het risico van wanbetaling. Maar op welke gegevens moeten bedrijven vandaag de dag vertrouwen en hoe kunnen ze deze gebruiken om het risico van niet-betaling door een zakenpartner te voorspellen?
Real-time analyse van betalingsgedrag transformeert commercieel risicobeheer. Gebaseerd op een uniek wereldwijd datapatrimonium als wereldwijde toonaangevende speler op het gebied van kredietverzekeringen, helpen oplossingen die door Coface zijn ontwikkeld, zoals Selectio, bedrijven om vroegtijdig signalen van mogelijke betalingsproblemen te herkennen en actie te ondernemen voordat de situatie verslechtert.
"Bij Coface richten we ons op feiten en data-analyse: we hebben 80 jaar wereldwijde expertise op het gebied van betalingsgeschiedenis. We verzamelen deze informatie om veranderingen in het betalingsgedrag in realtime te volgen. Dit stelt ons in staat om vroegtijdige waarschuwingssignalen te genereren: tragere betalingen in de loop van de tijd, frequentere (of zelfs systematische!) geschillen over facturen, of ongebruikelijke wijzigingen in ordervolumes of -patronen." - Ayham Ghandour – Debiteurenmanager van Coface Midden-Oosten.
Door zwakke signalen van betalingsproblemen te monitoren, kunnen bedrijven zichzelf beschermen tegen onbetaalde facturen voordat ze zich voordoen, en zo overschakelen op een preventieve incassostrategie, in plaats van te reageren op wanbetalingen wanneer deze zich voordoen. Deze voorspellende methode beschermt uw cashflow en behoudt tegelijkertijd een vertrouwensrelatie met uw klant.
Uw incassotraject begint hier
Laat onbetaalde schulden uw cashflow niet verzwakken en uw bedrijf verstoren. Door te vertrouwen op een toonaangevende speler op het gebied van kredietrisicobeheer en zijn wereldwijde netwerk van lokale experts, kunt u de financiële stabiliteit van uw bedrijf waarborgen en tegelijkertijd uw relaties met uw zakenpartners beschermen.
Beheers uw minnelijke incasso met Coface: Neem nu contact op met onze experts om de Coface Cebt Collection-oplossing te vinden die past bij uw zakelijke behoeften.
