In het huidige economische klimaat kan zelfs een enkele onbetaalde factuur uw bedrijf snel ontwrichten, uw cashflow ernstig ondermijnen en zelfs de levensvatbaarheid van uw bedrijf bedreigen. Voor bedrijven is incasso een strategische hefboom om zich te beschermen tegen laattijdige betalingen en insolventie. Bekijk onze tips over hoe u uw vorderingen effectief kunt beheren voordat ze oninbare vorderingen worden.
Langere betalingstermijnen, frequentere vertragingen en toenemende volumes (en bedragen) onbetaalde facturen. In 2024 blijft het toekennen van betalingstermijnen in de meeste landen over de hele wereld wijdverbreid. En dat is niet voor niets: B2B-krediet is de belangrijkste financieringsbron voor de handel. Vandaag de dag wordt 85% van de bedrijven geconfronteerd met onbetaalde facturen, ongeacht hun grootte of sector. Wanbetalingen, die verantwoordelijk zijn voor 25% van de faillissementen, kunnen een aanzienlijke impact hebben op uw cashflow, resultaten en bedrijfsontwikkeling. Al deze factoren maken incasso tot een strategisch instrument om uw bedrijf te beschermen.
Automatiseer preventief herinneringen
Dit is een van de gemakkelijkste (en goedkoopste) maatregelen die snel op alle niveaus van uw organisatie kunnen worden geïmplementeerd. Het is simpel: maak er gewoon een gewoonte van. Voordat een factuur verschuldigd is, stuurt u uw klant een herinnering per telefoon of e-mail. Soms is een enkele herinnering voldoende om de betaling te activeren.
Dit contact is ook een manier om een relatie met de koper op te bouwen en te anticiperen op eventuele vergissingen van hun kant. Regelmatige opvolging herinnert uw klanten aan hun verplichtingen en zorgt voor een open communicatie.
benadrukt Joanne Jarre, Debt Collection Manager bij Coface Frankrijk
Deze follow-ups zijn om twee redenen bijzonder belangrijk:
- Om de situatie van de schuldenaar beter te begrijpen: als een schuldenaar uitstel van betaling aanvraagt, kan dit erop wijzen dat hij financiële moeilijkheden ondervindt en u ertoe aanzetten proactiever te zijn bij het innen en monitoren van betalingen.
- Identificeer bepaalde geschillen of irriterende factoren: dit geeft u de mogelijkheid om deze vóór de procesfase snel op te lossen en de betaling van de schulden zo snel mogelijk veilig te stellen.
Proactief management en extreme responsiviteit: jouw nieuwe mantra / motto
Zelfs in de minnelijke fase zijn snel handelen en reactievermogen de sleutels tot een succesvolle incasso! Want elke dag telt, u hoeft niet te wachten: zodra een factuur verschuldigd is, is het aan te raden om een incassoprocedure op te starten.
Vertrouw niet alleen op de vertrouwensrelatie tussen koper en leverancier, omdat dit kan leiden tot nog langere betalingsachterstanden. Zonder het commerciële partnerschap in het gedrang te brengen, is het de bedoeling om op dit punt hyperwaakzaam te zijn en zoveel mogelijk te anticiperen op onbetaalde facturen en wanbetalingen.
adviseert Joanne Jarre.
Houd uw debiteuren goed in de gaten
Het feit dat uw klant maanden of zelfs jaren een debiteur is, betekent niet dat hij u niet binnen een paar dagen kan betalen! Houd regelmatig contact met hem. In een afgemeten maar frequent tempo. Bel uw debiteuren om de evolutie van hun situatie en de betaling van hun schulden te controleren. Wees begripvol en blijf standvastig in uw verwachtingen.
Op dit moment heeft de debiteur misschien niet de vereiste cashflow, maar het kan goed zijn dat hij binnen dezelfde week betalingen ontvangt, waardoor hij zijn openstaande schuld kan vereffenen. Door in beeld te blijven, is het de bedoeling om als eerste schuldeiser betaling van de schuldenaar te krijgen zodra de benodigde middelen beschikbaar zijn.
analyseert Joanne Jarre.
Interne ondersteuning, betalingsafspraken: focus op oplossingen!
Tijdens deze minnelijke fase kunt u ondersteuning zoeken binnen uw bedrijf, bijvoorbeeld door de handelsvertegenwoordiger die verantwoordelijk is voor uw debiteur-klant in te schakelen, om een verdere uitbreiding van de schuld te voorkomen.
Dit kan nuttig zijn omdat de vertegenwoordiger verschillende inzichten kan hebben in het bedrijf van de klant en zijn huidige prioriteiten, en u daarom kan helpen bij het identificeren van de juiste contacten die verantwoordelijk zijn voor leveranciersbetalingen.
legt Joanne Jarre uit.
Als alternatief kunt u andere onderhandelingsinstrumenten overwegen:
- Nieuwe bestelling versus oude schuld: profiteer van nieuwe bestellingen van uw debiteur om de betaling van een oude schuld veilig te stellen.
- Betalingsovereenkomsten: bied uw debiteur een overeenkomst en een betalingsschema aan om een minnelijke schikking te vinden en tegelijkertijd de betaling veilig te stellen.
Vergeet administratieve fobie
Documentatie wordt vaak over het hoofd gezien, maar is cruciaal, en is het meest belastende en tijdrovende onderdeel voor besluitvormers. Zeker omdat het bij een (echte) incassozaak niet alleen om facturen gaat! Leveringsbonnen, bewijs van geleverde dienst: elke succesvolle incasso is afhankelijk van nauwgezet werk om de juiste documentatie te garanderen.
Deze elementen zijn uiterst belangrijk om de geldigheid van de schuld te bewijzen en te anticiperen op eventuele geschillen over de door de schuldenaar verleende dienst. Op langere termijn, en in het geval van een vereenvoudigde gerechtelijke procedure voor incasso, is de kans veel groter dat een goed gedocumenteerd dossier ertoe leidt dat het vonnis sneller ten uitvoer wordt gelegd.
wijst Joanne Jarre erop.
Doe het goed: wees formeel
Als hij niet reageert op uw informele inspanningen, neem dan een formele toon aan tegen uw debiteur. Geef uw voornemen kenbaar om gerechtelijke stappen te ondernemen (bij voorkeur per aangetekende brief met ontvangstbewijs) in geval van niet-betaling van facturen binnen een bepaalde termijn en boetes voor laattijdige betaling.
Brieven die rechtstreeks naar uw klanten worden gestuurd, zoals een aanmaningsbrief, hebben een aanzienlijke invloed op de uitkomst van het incassoproces. Deze officiële documenten herinneren uw klant aan zijn verplichtingen en aan uw bereidheid om juridische stappen te ondernemen in geval van niet-betaling. Als u nog steeds geen betaling voor uw factuur heeft ontvangen, zijn er andere opties beschikbaar, zoals een pre-juridische kennisgeving, een betalingsbevel, een kort geding of een dagvaarding tot betaling, die over het algemeen van kracht zijn.
Het is essentieel dat al het contact met de schuldenaar schriftelijk wordt vastgelegd. In het handelsrecht kan het bewijs op alle mogelijke manieren worden geleverd: zelfs een e-mail kan worden aanvaard in een gerechtelijke incassozaak.
zegt Joanne Jarre.
Ultieme tip: vertrouw uw onmisbare vorderingen toe aan een expert
Zoals u ziet, is interne incasso vervelend, tijdrovend, brengt het veel procedures en specifieke kenmerken met zich mee om onder de knie te krijgen... zonder enige garantie op succes. Bovendien, hoe ouder de schuld, hoe kleiner de kans om deze terug te krijgen.
Als wereldwijd toonaangevende speler op het gebied van risicobeheer op het gebied van handelskredieten, vergroten onze incassodiensten uw kansen om betaald te worden aanzienlijk. Onze 200 lokale experts en 250 juridische partners innen uw onbetaalde schulden in 190 landen, waarbij ze prioriteit geven aan minnelijke oplossingen dankzij hun grondige kennis van lokale markten, wetgeving en betalingsgedrag. Als extra bonus behoudt u uw relatie met uw klant en betaalt u deze service alleen op geïnde schulden!
ontdek onze incassodienstenen neem nu contact op met onze experts.
