Betalingsachterstanden, cashflowproblemen en insolventies: MKB’s zijn meer blootgesteld aan en kwetsbaarder voor het risico van onbetaalde facturen en staan daarom in de frontlinie wanneer zich moeilijkheden voordoen. Wanneer de orderportefeuille krimpt, de betalingstermijnen langer worden en de cashflow precair is, is het dringend nodig om de controle over uw debiteuren terug te krijgen. Hier is onze begeleiding over hoe u uw cashflow veilig kunt stellen en de veerkracht van uw bedrijf kunt versterken.
Waarom debiteuren uw volledige aandacht verdienen
MKB's staan voortdurend onder druk: een onzeker economisch klimaat, regeldruk, cashflowproblemen, administratieve complexiteit en langere betalingstermijnen. In deze context wordt debiteurenbeheer een strategische (zelfs essentiële!) zorg voor het financieel beheer van kleine bedrijven.
In de meeste gevallen worden debiteuren echter te vaak verwaarloosd en worden ze nog steeds rechtstreeks beheerd door de CEO van een MKB. Het probleem is dat de managers van het MKB op alle fronten betrokken zijn en slecht of helemaal niet zijn toegerust, en al snel overweldigd worden door een gebrek aan toegewijde menselijke en technologische middelen. Het resultaat is een tijdrovende, slecht geoptimaliseerde organisatie en een verzwakte cashflow.
Toch kunnen een strenge opvolging van betalingen, een effectief incassobeleid en het anticiperen op klantrisico's het verschil maken. Eenvoudige reflexen, toegankelijke tools en beproefde oplossingen bestaan om de controle over uw debiteuren terug te krijgen en er een hefboom voor financiële prestaties van te maken.
1 - Anticipeer op cash flow
Als onderdeel van uw handelsactiviteiten verleent u dagelijks betalingstermijnen aan uw partners. Dit biedt uw klanten kortetermijnfinanciering zonder dat ze via een bank of financiële instelling hoeven te gaan. Probleem: deze gangbare praktijk stelt uw bedrijf onvermijdelijk bloot aan het risico van niet-betaling.
Kleine bedrijven opereren in een uitdagende omgeving, die wordt gekenmerkt door zowel economische moeilijkheden als meer structurele zwakheden. In een context waarin late betalingen en een dalende vraag de cashflow verzwakken, is het essentieel om een duidelijk beeld te hebben van uw financiële stromen. Zo kunt u zich richten op eventuele financieringsbehoeften, tijdig onderhandelen met uw partners, uw werkkapitaalbehoeften meten, onaangename verrassingen voorkomen en beter geïnformeerde beslissingen nemen.
Om uw handelsvorderingen dagelijks te beheren, gebruikt u een eenvoudig dashboard dat regelmatig wordt bijgewerkt. Met deze tool kunt u de verwachte in- en uitstroom van kasmiddelen bekijken en risicoperioden identificeren. Bovendien kunt u met gebruiksvriendelijke digitale tools (Excel, beheersoftware, bankplatforms) deze monitoring automatiseren.
Deze dagelijkse monitoring is een essentiële managementreflex die meer dan voldoende kan zijn om uw cashflows veilig te stellen en uw bedrijf met meer gemoedsrust te beheren, terwijl u proactiever anticipeert op cashflowspanningen.
2 - Netto cash flow: uw financiële kompas om op koers te blijven
Om de polsslag van uw financiële gezondheid te meten, berekent u regelmatig uw netto cashflow. Het is het verschil tussen uw beschikbare geld (in contanten of bankdeposito's) en uw kortlopende schulden. Met andere woorden, het vertelt u of u in staat bent om aan uw onmiddellijke verplichtingen te voldoen. Een positieve netto cashflow geeft u de flexibiliteit om onvoorziene gebeurtenissen op korte termijn op te vangen.
Aan de andere kant zou een nettokasstroom van nul of een negatieve nettokasstroom alarmbellen moeten doen rinkelen. Het wijst op onmiddellijke spanningen, een risico op blokkades of zelfs insolventie. Dan wordt het dringend noodzakelijk om actie te ondernemen: debiteuren opsporen om betalingen te versnellen, onderhandelen met leveranciers, voorraden verminderen of bepaalde uitgaven aanpassen.
Deze eenvoudige maar cruciale berekening is een effectief hulpmiddel voor zakelijke besluitvorming. Het helpt u uw bedrijf te blijven laten groeien, terwijl u niet afhankelijk bent van korte termijn financiering (rekening-courantkredieten en krediet, leverancierskrediet, incasso) en het veiligstellen van uw investeringsprojecten.
3 - Om snel te factureren, factureer goed
Een duidelijk en goed gedefinieerd facturatieproces is de eerste barrière tegen laattijdige betalingen. Wie is verantwoordelijk voor de facturatie? Wanneer moeten facturen worden uitgeschreven? Hoe moeten ze worden uitgegeven? Elk van deze vragen moet binnen uw organisatie eenduidig beantwoord worden. Een factuur die snel wordt verstuurd, de juiste informatie op de juiste plaats bevat en voldoet aan de regelgeving, heeft meer kans om op tijd betaald te worden!
Een georganiseerde en strikte facturatie vermindert de gemiddelde incassotermijn aanzienlijk (DSO – Days Sales Outstanding). Hoe korter deze periode, hoe gezonder uw cashflow. Door uw facturatieprocessen te structureren, kunt u ook geschillen beperken, de klantrelaties verbeteren en de expertise en reputatie van uw bedrijf versterken. Het is een eenvoudige maar zeer effectieve hefboom. Bovendien bespaart het automatiseren van de facturering via digitale oplossingen (ERP, beheersoftware) tijd en maakt het het facturerings- en incassoproces betrouwbaarder. Denk er ook aan om verplichte wettelijke vermeldingen en uw betalingsvoorwaarden op te nemen, en om een systematisch volgsysteem voor uw facturen op te zetten.
4 - Follow up met uw klant: onderneem actie de volgende dag!
Wanneer je klant de dag na de eerste vervaldag een betalingsherinnering ontvangt, krijgt hij van jou een duidelijk signaal: je volgt je vorderingen nauwgezet op, je bent waakzaam en georganiseerd. Deze striktheid is essentieel om te voorkomen dat betalingsachterstanden overgaan in oninbare vorderingen.
Als het gaat om onbetaalde schulden, telt elke dag. Hoe langer u wacht, hoe kleiner de kans dat u uw onbetaalde schuld incasseert. Een snelle herinnering helpt vaak om een situatie op te lossen die gewoon vergeten of over het hoofd is gezien. Regelmatige communicatie met uw debiteur is altijd effectiever dan een late, formele aanmaning. Het kan u ook helpen klanten te identificeren die moeilijkheden ondervinden en een minnelijke schikking met hen te bereiken!
Systematiseer uw herinneringen (e-mail, telefoontje, aangetekende brief) en gebruik automatische herinneringstools om uzelf te bevrijden van deze tijdrovende taak. Belangrijk: houd een register bij van elke uitwisseling, zodat u uw acties kunt rechtvaardigen in geval van een geschil.
5 - Betalingstermijnen: uw bondgenoot tegen betalingsachterstanden
Al te vaak verwaarlozen MKB’s hun betalingstermijnen te formaliseren, waardoor hun klanten kunnen profiteren van een gebrek aan duidelijkheid of hun eigen voorwaarden kunnen opleggen. Het verduidelijken van uw verkoopvoorwaarden, het vragen van aanbetalingen of het instellen van boetes voor te late betaling zijn echter eenvoudige manieren om uw cashflow veilig te stellen. Zo kan de Daily Sales Outstanding-periode (DSO) drastisch worden verkort door kortere betalingstermijnen te onderhandelen en aanbetalingen te vragen bij bestelling. Dit beperkt uw blootstelling aan klantrisico en behoudt uw cashflow.
De contractuele voorwaarden moeten duidelijk en toegankelijk zijn en systematisch worden gecommuniceerd vóór de verkoop. Ze bieden een beschermend juridisch kader. Met deposito's kunt u een deel van uw omzet veiligstellen vanaf het begin van de dienst. Boetes voor te late betaling hebben een tweeledig effect: ze werken afschrikkend en zorgen voor compensatie. Zelfs als ze zelden worden toegepast, moedigt het simpelweg noemen ervan klanten aan om deadlines te halen. Aarzel niet om klanten eraan te herinneren in uw herinneringen.
6 - Klantrisico: zwakke signalen detecteren
Niet al uw klanten brengen hetzelfde risico met zich mee. Sommige signalen zouden u echter moeten waarschuwen: terugkerende vertragingen, ongebruikelijke verzoeken, veranderingen in houding of manier van handelen in de commerciële relatie... Het integreren van deze analyse in uw commerciële proces is een preventieve reflex.
Bewapen uzelf met tools om onbetaalde facturen te voorkomen en klantrisico's te analyseren, zoals kredietverzekeringen of bedrijfsinformatiediensten, die de kans op wanbetaling beoordelen. Deze oplossingen stellen u in staat uw zakenpartners beter te leren kennen, uw betalingsvoorwaarden aan te passen aan hun financiële gezondheid en uw blootstelling te beperken. Dit is een goede manier om slechte betalers te vermijden en u te concentreren op de meest betrouwbare klanten.
7 - Digitaliseer uw debiteuren om de cash flow te verbeteren
Het digitaliseren van debiteuren is een van de grootste uitdagingen waarmee bedrijven momenteel worden geconfronteerd op het gebied van financiële prestaties. Elektronische facturering, geautomatiseerde waarschuwingen en geplande herinneringen zijn allemaal hulpmiddelen die u tijd besparen, fouten verminderen en de zichtbaarheid van uw cashflow vergroten, waardoor het algehele beheer van uw bedrijf wordt vergemakkelijkt.
Naast de "praktische" voordelen verbeteren bedrijven die hun klantenbeheer digitaliseren hun incassopercentages en verkorten ze de betalingstermijnen. Er zijn veel oplossingen beschikbaar die specifiek zijn afgestemd op MKB’s, waaronder factureringssoftware, CRM en betalingsplatforms. De investering is vaak bescheiden in vergelijking met de behaalde efficiëntiewinsten. De sleutel is om tools te kiezen die eenvoudig, interoperabel en afgestemd zijn op uw behoeften.
8 - Incasso: handel nu, voordat het te laat is!
In het huidige klimaat weegt de dreiging van betalingsachterstanden zwaar op de meeste bedrijven over de hele wereld. Het betalingsgedrag verslechtert, bedrijven worden geconfronteerd met frequentere betalingsachterstanden, langere gemiddelde betalingstermijnen en een zorgwekkende stijging van het aantal insolventies.
MKB's kampen met veel beperktere financiële reserves om deze turbulente tijden te doorstaan en een liquiditeitscrisis te vermijden. Paradoxaal genoeg, hoewel de meeste MKB's deze betalingsachterstanden toeschrijven aan de financiële problemen van hun klanten, kiezen maar weinigen van hen voor incasso, die als tijdrovend, complex, duur en zonder garantie op succes wordt beschouwd.
Ongeacht het bedrag dat ermee gemoeid is, te late betaling is nooit triviaal (of pijnloos). Het kan uw cashflow ernstig verzwakken en zelfs het voortbestaan van uw bedrijf bedreigen. Voorbeeld: om een onbetaalde factuur van € 5.000 te compenseren, zal een bedrijf met een marge van 10% € 50.000 aan extra omzet moeten genereren (als uw nettomarge 10% is). De kosten zijn dus veel hoger dan het lijkt!
Hoe later u actie onderneemt met betrekking tot de schuld, hoe dichter uw onbetaalde schuld oninbaar wordt. De dag na de vervaldag is het van vitaal belang om op te volgen, contact op te nemen met uw debiteur en een duidelijke procedure op te starten. Het is vaak in de eerste dagen dat een minnelijke schikking het gemakkelijkst wordt bereikt (en gehonoreerd!).
9 - Ga niet in uw eentje om met onbetaalde rekeningen
Zelfs voor kleine bedrijven zijn er externe oplossingen om u te beschermen tegen onbetaalde rekeningen en de betaling van vorderingen te garanderen in geval van problemen. Handelskredietverzekeringen, factoring, incassobureaus: deze oplossingen worden nog steeds onderbenut door besluitvormers, vaak vanwege een gebrek aan kennis of angst voor complexiteit.
Een handelskredietverzekering is een krachtig instrument voor het risicobeheer van klanten en beschermt uw vorderingen tegen het risico van niet-betaling. Het beschermt u tegen onbetaalde rekeningen door, onder bepaalde voorwaarden, de betaling van vorderingen te garanderen in geval van wanbetaling. Het helpt u uw bedrijf te ontwikkelen door te anticiperen op wanbetalingen en incasso te delegeren in geval van een claim, zoals de EasyLiner online, all-inclusive kredietverzekeringsoplossing voor MKB's.
Met factoring kunt u daarentegen een onmiddellijk voorschot op het geld of de betaling van uw facturen via een externe financiële instelling verkrijgen. Deze flexibele financieringsoplossing verbetert de activa van uw bedrijf en stelt uw cashflow veilig.
Incasso wordt te vaak over het hoofd gezien en kan voor uw bedrijf het verschil maken tussen overleven en groeien. Voor MKB’s zonder specifieke personele of financiële middelen kan het uitbesteden van incasso daarom een effectieve en winstgevende oplossing zijn. Om uw kansen te maximaliseren, moet incasso snel, gestructureerd en proportioneel zijn. De 200 incasso-experts en 250 juridische partners van Coface kunnen uw schulden innen in 190 landen: u bent in staat om sneller over het verschuldigde geld te beschikken en tegelijkertijd uw relatie met uw debiteuren te behouden.
10 - Financiële kennis: investeer in de duurzaamheid van uw bedrijf
Inzicht in belangrijke indicatoren, weten hoe je een balans moet analyseren, betalingsachterstanden en de reële impact van onbetaalde facturen beheersen, klant- of leveranciersrisico's identificeren: dit zijn allemaal vaardigheden die je autonomer maken in het beheer van je bedrijf en beter in staat zijn om te anticiperen op risico's, zodat je de beste commerciële beslissingen kunt nemen.
Met een solide financiële cultuur kunt u uw processen beter structureren, uw prestaties optimaliseren met behulp van digitale besluitvormingstools en een effectieve strategie implementeren om onbetaalde facturen te voorkomen. Dit geldt zowel voor de beheerders van MKB’s als voor hun teams, met name degenen die verantwoordelijk zijn voor de facturatie, de opvolging van de klanten en de boekhouding.
Korte opleidingen, webinars of ondersteuning op maat, zoals die van Coface, kunnen u helpen echte expertise op het gebied van commerciële risico's te ontwikkelen. Voortdurende opleiding en op de hoogte blijven van belangrijke trends in de wereldeconomie en landen- en sectorrisico's is een investering in de toekomst van uw bedrijf op de lange termijn.
- Ontdek EasyLiner, de all-inclusive online kredietverzekeringsoplossing voor MKB’s
- Kredietverzekering, Bedrijfsinformatie, Incasso, Factoring: vind de oplossing die bij u past door nu contact op te nemen met onze experts!
