De laatste sprint naar het einde van het boekjaar komt snel dichterbij, en elke dag telt om het versnellen van je cashflow. Met het deskundige advies en de inzichten van Coface van onze klanten leer je hoe je slechte schulden kunt targeten, je verouderingsbalans kunt beheersen, je teams kunt mobiliseren en digitale incassooplossingen kunt benutten om je prestaties te verbeteren en je cashflow te waarborgen vóór 31 december.
Waarom verouderingsbalans een strategisch hefboom is om je cashflow te verbeteren
Beperkt door een economische omgeving gekenmerkt door hoge verliespercentages, aanhoudende stijgingen van late betalingen en versnellende insolventies, zoeken bedrijven nu dringend naar oplossingen om hun kasstroom te beschermen en het commerciële risico van klanten en leveranciers effectiever te beheren.
Tegenwoordig is 25% van de faillissementen van bedrijven direct gekoppeld aan onbetaalde schulden. Geconfronteerd met deze directe bedreiging voor hun kasstroom is de prioriteit voor besluitvormers om voldoende toegerust te zijn om op tijd geld te innen. Achter deze onbetaalde facturen schuilt echter vaak het slechte gebruik van een belangrijk instrument: het verouderde saldo. Deze tool biedt een duidelijk en dynamisch overzicht van toekomstige kasstromen, met details over klantvorderingen, leveranciersschulden, verschuldigde bedragen en hun vervaldatums.
Te vaak gebruikt als een eenvoudige boekhoudkundige rapportagespreadsheet, die van tijd tot tijd wordt geraadpleegd tijdens financiële beoordelingen, is de verouderingsbalans in feite een echte graadmeter voor de robuustheid van uw kasstroom en daarmee de financiële gezondheid van uw bedrijf. In één oogopslag kun je zien welke klanten in de problemen zitten en waarschijnlijk onbetaalde facturen genereren, en kunt je anticiperen op welke leveranciersbetalingen prioriteit moeten krijgen.
Door elke week je verouderingssaldo te raadplegen, kun je bijna in realtime een toename van te late betalingen bij sommige klanten detecteren. Deze zichtbaarheid is cruciaal om de cashflowbehoeften te anticiperen, de juiste strategische beslissingen te nemen en uw incassoacties effectief te beheren. Het verwaarlozen of misbruiken van dit hulpmiddel kan uw bedrijf dus verzwakken en zelfs de stabiliteit van uw bedrijf bedreigen.
Het verouderingssaldo is de kern van de motor: als het geld niet binnenkomt zoals verwacht, kan dit snel leiden tot cashflowproblemen voor het bedrijf, dat dan grote moeite zal ondervinden om zijn eigen verplichtingen aan zijn leveranciers na te komen. Dit noemen we het domino-effect!
Nathalie Paris, Directeur claims- en incassozaken voor Coface Frankrijk, Europa en West-Afrika.
Verouderingssaldo en slechte schulden: waar moet je op letten
Het verbeteren van je verouderingsbalans vereist een rigoureuze methodologie en duidelijk vastgestelde processen. Het gaat niet alleen om het identificeren van vertragingen, maar ook om hun oorsprong en impact op de financiële gezondheid van het bedrijf te begrijpen.
De eerste stap is ervoor te zorgen dat elke geregistreerde schuld echt en verschuldigd is, met ondersteunende documentatie: facturen, leveringsbrieven, bewijs van geleverde diensten, brieven en e-mails. Controleer op geschillen, factureringsfouten of duplicaten, en spoor elke afwijking op: het duivel zit in de details. Een casestudy van een klant toont deze realiteit aan: een bedrijf ontdekte bijna €1 miljoen aan onbetaalde schulden... Simpelweg vanwege een factureringsfout! Regelmatige monitoring van de debiteurenportefeuille zou het mogelijk hebben gemaakt deze anomalie snel te corrigeren.
Zodra de schulden zijn gevalideerd, geef je prioriteit aan je incassoacties. In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, is de meest effectieve aanpak om eerst de oudste en grootste schulden aan te pakken, die zwaar wegen op je cashflow, door je schulden in drie categorieën te onderdelen:
- Degenen die op D+30 verschuldigd zijn
- Die op D+60 moeten worden verschuldigd
- De verschuldigde op D+90
Als u merkt dat een aanzienlijk aantal schulden meer dan 90 dagen achterstallig is, wordt het noodzakelijk een actieplan op te stellen. Als deze schulden meer dan 10% van het verouderingssaldo uitmaken, moet u snel handelen. En als ze meer dan 15% bedragen, wordt het dringend om u uit te rusten met oplossingen voor incasso en bescherming tegen onbetaalde schulden.
- Rachid Aoulad Hadj, Sales Director Debt Collection Services voor Coface Frankrijk, Europa en West-Afrika.
Het monitoren van je verouderingsbalans moet gebaseerd zijn op duidelijke waarschuwingssignalen die je in staat stellen snel te handelen:
- daling van het incassopercentage,
- wijzigingen in contactpersonen,
- onderhandelingen over betalingsplannen,
- gebrek aan reactie op je verzoeken en herinneringen,
- toename van klachten.
Deze 'kwalitatieve' signalen moeten worden aangevuld met 'kwantitatieve' signalen, die worden gemonitord met dashboards en indicatoren zoals DSO (Days Sales Outstanding) of CEI (Collection Effectiveness Index), die je daadwerkelijke vermogen om contant geld te innen meten. Als je CEI, meestal rond de 90%, daalt tijdens je wekelijkse of maandelijkse metingen, is dit een sterk waarschuwingssignaal. Wanneer deze indicatoren zorgvuldig worden gemonitord, stellen ze u in staat om problemen te anticiperen, uw betalingsvoorwaarden flexibel aan te passen, uw incassoprocedures te organiseren of te kiezen voor een handelskredietverzekering.
Vroege herinneringen, codificatie en gezamenlijke betrokkenheid: snelle successen om te implementeren
Om uw kasstromen te versnellen is het opzetten van een preventief herinneringssysteem bijzonder effectief. Het rendement op investering van deze herinneringsacties hangt echter af van uw organisatie: uw systeem moet gebaseerd zijn op duidelijke processen die door iedereen binnen het bedrijf worden gedeeld (en gerespecteerd!). Verzonden vóór de betaaldatum, stellen pre-rementals je in staat om potentiële geschillen vroegtijdig te detecteren, de cashflow te stroomlijnen en te voorkomen dat situaties aan het einde van het jaar worden geblokkeerd.
Kies over het algemeen voor getimede herinneringen die zijn afgestemd op het profiel van elke klant: een klein aantal klanten vindt het fijn om vóór de deadline eraan herinnerd te worden, terwijl veel anderen dat niet doen. Het paradoxale is dat degenen die bezwaar maken tegen preventieve herinneringen meestal degenen zijn die op tijd betalen. Deze op maat gemaakte aanpak stelt u in staat uw herinneringsproces te moduleren om cashflow te waarborgen en tegelijkertijd uw zakelijke relatie te behouden. Daarom is het belangrijk om de redenen voor onbetaalde facturen (prijsproblemen, ontbrekende artikelen, leveringsfouten, enz.) te codificeren om corrigerende maatregelen beter te kunnen richten, maar ook om andere afdelingen binnen uw bedrijf te mobiliseren bij het oplossen van commerciële geschillen.
Het succes van je incassoplan hangt niet alleen af van je financiële teams. De betrokkenheid van de verkoop-, klantenservice- en zelfs logistieke teams is cruciaal: iedereen op zijn eigen niveau van de klantrelatie kan helpen om obstakels voor betaling weg te nemen.
Je moet niet wachten tot de vervaldatum om een herinnering te sturen en dan een geschil te ontdekken. Het kan maanden of zelfs langer duren voordat het opgelost is.
"Door opvolgacties en een systeem voor het codificeren van onbetaalde schulden kunt u uw verouderingssaldo beter kwalificeren en opschonen en bijvoorbeeld een interne communicatiecampagne starten om een geschil snel op te lossen, met als doel zo snel mogelijk geld te innen." -
Farah Anezot, kredietmanager bij JJA Group.
Digitale incasso en uitbesteding: hefbomen om uw prestaties te optimaliseren
De automatisering en digitalisering die nieuwe technologieën bieden, transformeren het beheer van handelsvorderingen. ERP, CRM, scoreoplossingen... Het ecosysteem van schuldincasso is in ontwikkeling, en digitale tools zijn nu essentiële bondgenoten om de betrouwbaarheid van data te waarborgen, repetitieve taken te automatiseren en een gedetailleerd, 360° overzicht te bieden van de financiële situatie van uw bedrijf:
- Het ERP (Enterprise Resource Planning) systeem stelt u in staat uw financiële stromen te centraliseren en uw herinneringen te automatiseren, evenals uw debiteuren automatisch op leeftijd te sorteren!
- CRM (Customer Relationship Management) is essentieel om de commerciële context te begrijpen voordat je contact opneemt met je klant;
- Scoringsoplossingen helpen u de financiële gezondheid van uw tegenpartijen te beoordelen en richten uw acties op de meest solvabele klanten om uw schuldinning te maximaliseren.
- Samenwerkingstools, zoals platforms voor geschilbeheer, faciliteren de informatiestroom en snelle probleemoplossing.
De ervaring van JJA Group, die zich onlangs heeft uitgerust met de MyDSO-digitale incasso-tool, toont de efficiëntiewinsten aan die mogelijk zijn gemaakt door digitalisering en automatisering van het incassoproces.
De resultaten spreken voor zich: het bedrijf heeft zijn incassopercentage in (maar geweldig!) één jaar verhoogd van 80% naar 90%. Naast operationele prestaties maken deze tools ook tijd vrij voor acties met een hogere toegevoegde waarde en verbeteren ze de kwaliteit van klantrelaties.
De tijd die aan handmatige taken wordt besteed, wordt nu besteed aan het opbouwen van relaties. Je ontwikkelt een veel sterkere relatie met je zakenpartners.
- Farah Anezot, Kredietmanager bij de JJA Group.
Als laatste redmiddel kan het overlaten aan een expert en het uitbesteden van uw incasso een verstandige stap zijn wanneer uw interne handelingen hun limiet hebben bereikt, vooral bij grote, complexe of internationale schuldportefeuilles. De erkende expertise van een derde partij heeft ook een direct psychologisch effect op schuldenaren.
Het toevertrouwen van incasso aan een deskundige dienstverlener zoals Coface betekent dat u weer een prioriteit krijgt bij de betalingsbeslissingen van de schuldenaar, terwijl u zich blijft richten op uw bedrijf.
- Rachid Aoulad Hadj, directeur incassoverkoop bij Coface Frankrijk, Europa en West-Afrika.
Tot slot versterkt proactief beheer van uw verouderingssaldo de geloofwaardigheid van uw bedrijf bij het omgaan met financiële partners, zoals banken of kredietverzekeraars, die bereid zijn u financiering of garanties te geven, zelfs in tijden van spanning.
Begin nu met actie
Het einde van het boekjaar nadert snel, en elke dag telt als het gaat om het veiligstellen van je cashflow. Laat je schulden en verouderde balans de groei van je bedrijf niet vertragen:
Neem contact op met onze teams om uw behoeften te beoordelen en onze oplossingen voor handelskredietverzekering en incasso te ontdekken, afgestemd op uw branche en geografische gebied.
